Existem vários aspectos a ter em conta para que a sua empresa atinja todos os objectivos traçados no momento do planeamento estratégico. No que diz respeito aos recursos humanos e liderança, melhorar a comunicação interna da empresa precisa estar no topo das prioridades. Na 41 Business Center, para além de disponibilizarmos aos nossos clientes os serviços de aluguer de escritórios em Maputo, salas de reuniões e oportunidades de networking, também ajudamos a compreender como todos estes aspectos podem impulsionar o sucesso na sua empresa.
Neste artigo, apresentamos cinco estratégias essenciais para melhore a comunicação interna na sua empresa e a troca de informações entre os seus colaboradores, com o objectivo de melhorar o seu negócio.
1. Elimine ruídos da comunicação interna
Comunicação com ruídos refere-se ao processo de comunicação que é interrompido ou distorcido por interferências, podendo ocorrer em diversos contextos. No contexto empresarial, é comum que um gestor precise passar tarefas e orientações aos seus colaboradores, e a comunicação pode ser prejudicada por ruídos, como má interpretação das informações, falta de clareza nas instruções ou falta de feedback dos colaboradores. Isto pode levar a atrasos, erros e retrabalho, o que impacta directamente na produtividade e eficiência da empresa.
Aptidão técnica, bom senso de organização e experiência são requisitos para poder delegar e transmitir como deve ser feita a execução das tarefas pelos seus colaboradores.
Para evitar a comunicação com ruídos, é importante que o supervisor seja claro e objectivo nas suas instruções, evite o uso de terminologias técnicas ou vocabulário complexo, verifique se as informações foram compreendidas e dê feedback aos colaboradores, esclarecendo dúvidas e corrigindo possíveis mal entendidos. Além disso, é recomendável que as orientações e tarefas sejam registadas por escrito, seja em e-mails, mensagens ou por outras ferramentas de gestão, para evitar ambiguidades e garantir que todos tenham acesso às informações necessárias para realizar suas atividades.
2. Utilize ferramentas adequadas
A forma como se estabelece a comunicação interna é crucial para o sucesso de qualquer empresa, porque são as informações transmitidas entre os colaboradores, que permitem que trabalhem em conjunto, cumpram as tarefas de forma eficiente e alcancem os objectivos propostos. Para ajudar a que esta comunicação interna seja eficaz, dispomos hoje de uma série de ferramentas digitais que têm vindo a ser constantemente melhoradas com o avanço das tecnologias.
Dependendo das necessidades e objectivos de cada empresa, existem diversas ferramentas de comunicação interna que pode escolher para facilitar e melhorar a colaboração entre os membros de uma equipa, independentemente da sua localização geográfica.
Dentro das ferramentas de mensagens instantâneas temos, por exemplo, o Slack, o Microsoft Teams e o Whatsapp, que permitem a comunicação rápida e eficiente entre todos os elementos. Já as plataformas de colaboração em tempo real, como o Google Docs e o Asana, são ideais para trabalhos em equipa, pois permitem a criação e edição de documentos em conjunto. Para videoconferências, o Zoom e o Skype são excelentes opções, permitindo a comunicação por áudio e vídeo em tempo real. Além destas, existem outras ferramentas, como o Trello para gestão de projetos, o Jira para desenvolvimento de software e o Basecamp para gestão de projetos e tarefas.
3. Estimule a participação dos colaboradores
A comunicação interna não deve ser apenas uma via de sentido único em que os gestores transmitem informações e orientações aos colaboradores. É fundamental que os colaboradores se sintam encorajados a participar activamente partilhando ideias, sugestões, críticas e feedbacks.
Por isso, é necessário criar canais de comunicação que permitam a participação activa dos colaboradores, como reuniões de equipa, questionários, fóruns de discussão, entre outros. Isso ajuda a promover um ambiente mais colaborativo e a valorizar o conhecimento e a experiência dos colaboradores.
Quando os colaboradores são incentivados a participar, ideias inovadoras surgem, os processos são aprimorados e a empresa pode adaptar-se às mudanças do mercado mais facilmente. Além disso, quando se sentem ouvidos e valorizados, os colaboradores tendem a envolver-se mais nas actividades da empresa, motivados com o seu trabalho.
4. Comunique-se regularmente
A comunicação regular no ambiente empresarial assume um papel crucial na actualização dos colaboradores acerca das informações relevantes para o negócio, tais como novos projectos, mudanças na estratégia, nos objectivos ou nas metas. Esta comunicação frequente contribui também para criar um ambiente de trabalho mais colaborativo entre todos.
Uma forma de manter estas comunicações regulares é a realização de reuniões para debater temas mais complexos ou para incentivar o diálogo e a troca de ideias entre os colaboradores. Certifique-se que na sua empresa existem reuniões com regularidade suficiente nos diversos departamentos para assegurar que todos sabem o porquê de estarem a trabalhar naquelas tarefas.
Outra forma, é recorrer a plataformas digitais para partilhar informações mais simples e rápidas da gestão do dia a dia, além de facilitar a interacção com colaboradores sobre assuntos menos complexos de forma remota, rápida e eficaz. Verifique com regularidade se está a usar as ferramentas certas e se estão actualizadas com as informações necessárias ao trabalho das equipas.
5. Avalie e ajuste a comunicação interna
A comunicação interna não é algo que pode ser deixado em piloto automático. Avalie com frequência como as coisas estão a funcionar e faça ajustes sempre que necessário. É preciso avaliar se as informações estão a ser transmitidas de forma clara e objectiva aos colaboradores, se os canais de comunicação são os mais adequados para cada tipo de trabalho e se os colaboradores estão a participar activamente.
Para isso, podem ser utilizados diferentes métodos de avaliação, tais como a realização de reuniões de feedback, a análise do nível de envolvimento dos colaboradores, a observação do comportamento dos colaboradores em relação às mensagens transmitidas e a avaliação do impacto das acções de comunicação interna na cultura organizacional e nos resultados da empresa.
Os gestores devem estar abertos a receber feedback e sugestões dos colaboradores, para identificarem oportunidades de melhoria e aperfeiçoamento da comunicação interna. Só assim é possível criar um ambiente de diálogo e colaboração, o que favorece a efectividade da comunicação interna e contribui para o sucesso da empresa.
Em resumo, aprimorar a comunicação interna é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Para isso, é preciso eliminar ruídos de comunicação, utilizar as ferramentas adequadas, incentivar a participação dos colaboradores, comunicar-se regularmente e ajustar constantemente a efectividade dessa comunicação.
Na 41 Business Center, estamos à disposição para ajudar empreendedores em todo o processo de implementação de uma estratégia de comunicação interna eficiente. Agende uma visita aos nossos centros através dos contactos abaixo e saiba como podemos ajudar o seu negócio a crescer.
